miércoles, 9 de febrero de 2011

NAGAS

Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas

ARTICULO 7. DE LAS NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS. Las normas de auditoria generalmente aceptadas, se relacionan con las cualidades profesionales del Contador Público, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. Las normas de auditoria son las siguientes :
El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la Contaduría Pública en Colombia.
El Contador Público debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.
En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional.
Normas relativas a la ejecución del trabajo
El trabajo deber ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere.
Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria.
Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los Estados Financieros sujetos a revisión.
Normas relativas a la rendición de informes
Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si la practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos Estados Financieros.
El informe debe contener indicación sobre si los Estados Financieros están presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el periodo corriente en relación con el período anterior.
Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca
PARAGRAFO. Cuando fuere necesario, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, complementará y actualizará las normas de Auditoría de aceptación general, de acuerdo con las funciones señaladas para este organismo en la presente ley.. Sentencia C-530 de 10/05/2000>
para profundizar en el tema adjunto un estudio completo sobre auditoria
NORMAS DE AUDITORIA

GENERALMENTE ACEPTADAS EN COLOMBIA (NAGA)
INTRODUCCIÓN
Desarrollaremos una visión de la normatividad colombiana referente a Auditoría, Control Interno y Papeles de Trabajo, observaremos los objetivos y alcances de la Auditoría dentro de las empresas; por medio de dicha visión crearemos las bases para un análisis y estudio de la Auditoría como herramienta administrativa y financiera para encontrar errores y fraudes en las empresas y diferentes entes económicos donde en un futuro laboremos como Contadores, Auditores y/o Revisores Fiscales.
OBJETIVOS
Mediante el trabajo realizado durante el semestre, identificar los conceptos aprendidos y lograr aplicarlos en la vida práctica.
Utilizar los temas vistos y aplicarlos en la vida práctica en el ámbito laboral y profesional.
Realizar una sinopsis de los temas con el objetivo de fijar el grado de análisis y comprensión obtenidos a un largo plazo.
Conocer el término Auditoría e ir creando una vivencia de la aplicación normativa.Definir y analizar los conceptos indispensables para entender cada uno de los temas vistos. DEFINICIÓN
La auditoría puede definirse como «un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso».
Por otra parte la auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización.
Otro elemento de interés es que durante la realización de su trabajo, los auditores se encuentran cotidianamente con nuevas tecnologías de avanzada en las entidades, por lo que requieren de la incorporación sistemática de herramientas con iguales requerimientos técnicos, así como de conocimientos cada vez más profundos de las técnicas informáticas más extendidas en el control de la gestión.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA:
Asesorar a la gerencia con el propósito de:
1. Delegar efectivamente las funciones.2. Mantener adecuado control sobre la organización.3. Reducir a niveles mínimos el riesgo inherente.4. Revisar y evaluar cualquier fase de la actividad de la organización, contable, financiera, administrativa, operativa.
OBJETIVOS
Generales:
• Velar por el cumplimiento de los controles internos establecidos. • Revisión de las cuentas desde el punto de vista contable, financiero, administrativo y operativo. • Ser un asesor de la organización.
Específicos:
• Revisar y evaluar la efectividad, propiedad y aplicación de los controles internos. • Cerciorarse del grado de cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos vigentes. • Comprobar el grado de confiabilidad de la información que produzca la organización. • Evaluar la calidad del desempeño en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas. • Promover la eficiencia operacional. Tipos de Auditoría
Internacionalmente las auditorías se clasifican atendiendo a:
❖ La afiliación del auditor: Estatal e Independiente o Privada ❖ La relación del trabajo: Externas e Internas ❖ El objeto que se revisa: Estatal general, Estatal fiscal e Independiente
Los objetivos fundamentales que se persiguen: Gestión, Financiera, Especial y Fiscal
El carácter interno de los Órganos de Auditoría de las empresas, hace que las clasificaciones que más se utilicen sean las Internas, que constituyen el control que se desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración independiente de sus actividades: examen de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables - financieras y aplicación de las disposiciones administrativas y legales que corresponden, con la finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de éstos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general. Dentro de ellas a partir del año 2000, se clasifican por el Ministerio de Auditoría y Control (MAC) de la siguiente forma:
1. Contables
✓ De Gestión u Operacional: Consiste en el examen y evaluación, que se realiza a una entidad para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas, de acuerdo con los objetivos y metas previstos, incluye el examen de la organización, estructura, control interno contable, y administrativo, la consecuente aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, la razonabilidad de los Estados Financieros, así como el grado de cumplimiento de los objetivos a alcanzar en la organización o entidad auditada.
✓ Integrales: Son aquellas auditorías que se encuentran en el punto medio entre una auditoría de gestión y una financiera, ya que es contable – financiera y tiene elementos de gestión en una gran medida, teniendo en cuenta la actividad fundamental de la unidad auditada. En ésta debe definirse en las conclusiones si los Estados Financieros reflejan razonablemente la situación financiera y los resultados de sus operaciones y si los recursos que maneja la entidad y que fueron revisados, se utilizan con Economía, Eficiencia y Eficacia.
✓ Financiera: Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y Estados Financieros de la entidad, para determinar si éstos reflejan, razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a las mismas y el control interno.
✓ Temáticas: Se refiere a aquellas que se ejecutan con el propósito de examinar puntualmente entre uno y cuatro temas específicos, abarcando con toda profundidad los aspectos vinculados a estos temas que permitan evaluar en toda su dimensión si la unidad cumple con las regulaciones establecidas.
✓ Especiales: Consisten en la verificación de asuntos y temas específicos, de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o situaciones especiales y responde a una necesidad específica.
✓ Recurrente: Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados en auditorías anteriores donde se obtuvo calificación de Deficiente o Malo, tratándose de Auditorías de Gestión, Integrales, Financieras, Temáticas o Especiales.
2. Informáticas
✓ Regular Informática: Se refiere a las que se realizan a la calidad de la información existente en las bases de datos de los sistemas informáticos que se utilizan para controlar los recursos, su entorno y los riesgos asociados a esta actividad.
✓ Especial Informática: Consiste en el análisis de los aspectos específicos relativos a las bases de datos de los sistemas informáticos en que se haya detectado algún tipo de alteración o incorrecta operatoria de los mismos. ✓ Recurrente Informática: Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados en auditorías informáticas anteriores donde se obtuvo la calificación de Deficiente o Malo, ya sea en una Regular o Especial.
Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios fundamentales de auditoría a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.
ORIGEN
Las NAGAS, tiene su origen en los Boletines (Statement on Auditing Estándar – SAS) emitidos por el Comité de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos de los Estados Unidos de Norteamérica en el año 1948.
Clasificación de las Nagas:
Los principios relativos al sujeto auditor son de naturaleza personal y afectan a la competencia profesional del auditor y su equipo, a la independencia de los órganos de control y de los auditores, a la diligencia profesional de los auditores y al alcance de su responsabilidad.
1. NORMAS PERSONALES
a) El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la contaduría pública en Colombia.b) El contador público debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.c) En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional.
FORMACION TECNICA Y CAPACIDAD PROFESIONAL
La primera norma personal es: “El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la Contaduría Pública en Colombia.”
Cualquiera que sea la capacidad de un contador público en otros campos, debe poseer, una adecuada formación y experiencia específica en el campo de la auditoría y debe estar habilitado para ejercer la Contaduría Pública. La consecución de esa formación profesional comienza con la educación del contador público en la Universidad y se extiende a su experiencia posterior.
Los profesionales de la contaduría pública deben abstenerse de prestar servicios para cuya realización no son competentes, a menos que obtengan el adecuado asesoramiento y la asistencia apropiada, de modo que puedan llevarlos a cabo satisfactoriamente.El contador público para mantener su capacidad profesional debe llevar a cabo una actualización permanente de sus conocimientos, tanto en el aspecto técnico y científico, como en sus conocimientos generales.El perfeccionamiento técnico y la capacidad profesional incluyen la continua actualización en las innovaciones que tengan lugar tanto en los negocios como en su profesión. En consecuencia, debe estar actualizado, estudiar, comprender y aplicar las nuevas disposiciones sobre principios contables y procedimientos de auditoría elaborados por los organismos con autoridad dentro de la profesión.Las agremiaciones profesionales tienen la responsabilidad de que sus miembros realicen una actualización permanente de sus conocimientos en el desarrollo de su profesión.La experiencia profesional se obtiene con efectividad, con un trabajo continuado y una adecuada supervisión.
Si un profesional no tiene competencia para ejecutar una parte concreta del servicio que se le ha encomendado, debe buscar asesoramiento técnico de expertos en el área que sea pertinente, tales como: abogados, actuarios, ingenieros, geólogos, peritos tasadores, o cualquier profesional que se requiera.
El contador público debe adoptar un programa para asegurar el control de calidad en el cumplimiento de sus servicios profesionales congruente con los pronunciamientos nacionales e internacionales.
INDEPENDENCIA, INTEGRIDAD Y OBJETIVIDAD
La segunda norma personal dice: “El contador público debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios”.
La independencia supone una actitud mental que permite al contador público actuar con libertad respecto a su juicio profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así como en la formulación de sus conclusiones.
La integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le obliga, a ser honesto y sincero en la realización de su trabajo y en la emisión de su informe. En consecuencia, todas y cada una de las funciones que realice han de estar presididas por una honradez profesional irreprochable.
La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones del contador público. Para ello, debe gozar de una total independencia en sus relaciones con la entidad auditada. Debe ser justo y no permitir ningún tipo de influencia o prejuicio.
Para ser y parecer independiente, el contador público no debe tener intereses ajenos a los profesionales, ni estar sujeto a influencias susceptibles de comprometer tanto la solución objetiva de los asuntos que le son sometidos, como la libertad de expresar su opinión profesional.
DILIGENCIA PROFESIONAL
La tercera norma personal establece que: “En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional”.
La debida diligencia profesional impone a cada persona que interviene en el trabajo, la responsabilidad del cumplimiento de las normas en la ejecución del trabajo y en la emisión del informe. Su ejercicio exige, así mismo, una revisión crítica a cada nivel de supervisión del trabajo efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de trabajo de auditoría o de revisoría fiscal.El contador público debe aceptar únicamente los trabajos que pueda efectuar con la debida diligencia profesional.
El contador público debe demostrar su diligencia profesional en los papeles de trabajo, lo cual requiere que su contenido sea suficiente para suministrar el soporte de la opinión o de su informe.
El contador público realizará las tareas precisas para mantener la calidad de su trabajo. Los controles de calidad son entre otros, la estructura de la organización y los procedimientos establecidos por el contador público con el fin de asegurarse de forma razonable de que los servicios profesionales que proporciona a sus clientes cumplan las normas de auditoría establecidas.
Las medidas de control de calidad deben abarcar todos los aspectos de la organización de la sociedad de contadores públicos, ya que la calidad de sus trabajos depende directamente del conjunto de medios personales y materiales de que dispone, así como de sus procedimientos de trabajo. En consecuencia, los procedimientos de control de calidad establecidos por cada contador público han de formalizarse en manuales escritos y deberán ser adecuadamente comunicados a todo el personal que interviene en su práctica profesional, con el fin de asegurarse razonablemente de su comprensión y cumplimiento.
Las sociedades de contadores públicos deben realizar el control de calidad de sus trabajos, así como revisar periódicamente si sus sistemas de control de calidad siguen siendo apropiados de acuerdo con las nuevas circunstancias, tales como nuevas normas profesionales y estructuras de personal.
El control de calidad debe cubrir los siguientes objetivos:
a) Independencia, Integridad y Objetividad. Proporcionar seguridad razonable de que todo el personal profesional de la organización, a cualquier nivel de responsabilidad, mantiene sus cualidades de independencia, integridad y objetividad.
b) Formación y Capacidad Profesional. Proporcionar una seguridad razonable de que el personal profesional tiene la formación y capacidad necesarias que le permitan cumplir adecuadamente las responsabilidades que se le asignan. Este objetivo implica el asegurar que la asignación de personal a los trabajos, su contratación y su promoción y desarrollo profesional, a través de educación continuada, son adecuados.
c) Aceptación y Continuidad de Clientes. Permitir la decisión sobre la aceptación y continuidad de los clientes, teniendo en consideración la independencia del contador público, la capacidad para proporcionar un servicio adecuado y la integridad de la dirección y accionistas o socios del cliente.
d) Consultas. Tener una seguridad razonable de que, cuando sea necesario, el contador público solicita una ayuda de personas u organismos, internos o externos, que tengan niveles adecuados de competencia, juicio y conocimientos para resolver aspectos técnicos.
e) Supervisión y Control de Trabajos. Proporcionar una seguridad razonable de que la planificación, la ejecución y la supervisión del trabajo se han realizado cumpliendo con las normas de auditoría de general aceptación.
f) Inspección. Proporcionar mediante inspecciones periódicas, internas o externas, una seguridad razonable de que los procedimientos implantados para asegurar la calidad de los trabajos están consiguiendo los objetivos anteriores.
2. NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO
Cuando se efectúen auditorias siguiendo los principios recomendados para la realización de estos trabajos, se tendrá la garantía de que los auditores aplican procedimientos que les permitirán, en circunstancias dadas, alcanzar los objetivos de auditoría.
El cumplimiento de los principios señalados proporcionará pruebas suficientes y válidas para apoyar razonablemente las opiniones, juicios y conclusiones, respecto a los objetivos de auditoría.
a) El trabajo debe ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere.
b) Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría.
c) Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación, y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los Estados Financieros sujetos a revisión. PLANIFICACION
La primera norma Relativa a la Ejecución del Trabajo es: “El trabajo debe sertécnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere”.
La planificación de la auditoría comprende el desarrollo de una estrategia global con base en el objetivo, alcance del trabajo y la forma en que se espera que responda la organización de la entidad que se proponga examinar. El alcance con que se lleve a cabo la planificación varía según el tamaño y la complejidad de la entidad, de la experiencia que el contador público tenga de la misma, del conocimiento del tipo de actividad en que el ente se desenvuelve, de la calidad de la organización y del control interno de la entidad.
Al planear su trabajo, el contador público debe considerar, entre otros asuntos los siguientes:a) Una adecuada comprensión de la actividad del ente, del sector en que este opera y la naturaleza de sus transacciones.
b) Los procedimientos y normas contables que sigue la entidad y la uniformidad con que han sido aplicados, así como el sistema contable utilizado para realizar las transacciones, los sistemas operativos de información y de gestión.
c) El grado de eficacia, efectividad, eficiencia y confianza inicialmente esperado de los sistemas de control interno.
El contador público deberá documentar adecuadamente el plan de la auditoría.Para planificar su trabajo, el contador público debe de tener en cuenta, entre otros aspectos, la naturaleza, el alcance y momento de ejecución del trabajo a realizar y debe preparar un programa de auditoría por escrito.
El programa de auditoría se utiliza para transmitir instrucciones al equipo de trabajo en cuanto a la labor a realizar y facilitar un control y seguimiento más eficaz del trabajo realizado. Debe indicar con suficiente detalle los procedimientos de auditoría que el contador público considera necesarios para conseguir los objetivos del examen.
La forma del programa de auditoría y el grado de detalle que convenga variará según las circunstancias. Al desarrollar el programa, el contador público debe guiarse por los resultados obtenidos en los procedimientos y consideraciones de la fase de planificación.
Conforme el examen o revisión avanza, es posible que se produzcan cambios respecto de las condiciones esperadas, que hagan necesario modificar los procedimientos de auditoría inicialmente previstos.
CONSIDERACIONES SOBRE LA ACTIVIDAD DEL ENTE
El contador público debe llegar a un nivel de conocimiento de la actividad del ente que le permita planificar y llevar a cabo su examen siguiendo las normas de auditoría establecidas. Ese nivel de conocimiento debe permitirle tener una opinión de los acontecimientos, transacciones y prácticas que pueda tener a su juicio un efecto importante en las cuentas. El conocimiento de la actividad del ente ayuda al contador público, entre otras cosas a:
a) Identificar aquellas áreas que podrían requerir consideración especial.b) Identificar el tipo de condiciones bajo las cuales la información contable se produce, se procesa, se revisa y se compila dentro de la organización.c) Identificar la existencia de manuales de control interno.d) Evaluar la razonabilidad de las estimaciones en áreas tales como la valorización de inventarios, criterios de amortización, provisiones para insolvencias, porcentaje de terminación de proyectos en contratos a largo plazo y provisiones extraordinarias.e) Evaluar la confiabilidad de los comentarios y manifestaciones hechas por la gerencia.f) Evaluar si las normas de Contabilidad utilizadas son apropiadas y si se aplican de manera uniforme.
El contador público debe familiarizarse con la naturaleza de la entidad, su organización y las características de su forma de operar. Ello comprende entre otros:a) El tipo de negocio o actividad.b) La clase de productos o servicios que suministra.c) La estructura de su capital.d) Sus relaciones con otras empresas del mismo grupo y otras vinculaciones.e) Las zonas de influencia comercial.f) Sus métodos de producción y distribución.g) La estructura organizativa.h) La legislación vigente que afecta a la entidad.i) El manual de políticas y procedimientos.
CONSIDERACIONES SOBRE EL SECTOR AL QUE PERTENECE LA ENTIDAD
El contador público debe también considerar aquellos aspectos que afectan al sector en el cual se desenvuelve la entidad, tales como:
a) Condiciones económicas.b) Regulaciones y controles gubernamentales.c) Cambios de Tecnología.d) La práctica contable normalmente seguida por el sector.e) Nivel de competitividad.
TENDENCIAS FINANCIERAS E INDICADORES DE EMPRESAS AFINES
Estos conocimientos se adquieren normalmente:
❖ A través de sus trabajos previos para la propia entidad o de su experiencia en el sector. ❖ Mediante información solicitada al personal de la entidad. ❖ De los papeles de trabajo de años anteriores. ❖ De publicaciones profesionales y textos editados dentro del sector. ❖ De informes anuales de otras entidades del sector.
DESARROLLO DE UN PLAN GLOBAL RELATIVO AL ÁMBITO Y REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA.
El contador público desarrollará un plan global que debe documentar y que debe comprender, entre otros aspectos, los siguientes:
a) Los términos del acuerdo de la Revisoría Fiscal o de la auditoría y responsabilidades correspondientes.
b) Principios y criterios contables, normas de auditoría, leyes y reglamentaciones aplicables.
c) La identificación de las transacciones o áreas importantes que requieran una atención especial.
d) El establecimiento de niveles o cifras de acuerdo con la importancia relativa.
e) La identificación del riesgo de auditoría o probabilidad de error de cada componente importante de la información financiera.f) El grado de confianza que espera atribuir al sistema contable y al control interno.
g) La naturaleza y amplitud de las pruebas de auditoría a aplicar.
h) El trabajo de los auditores internos y su grado de partición, en su caso, en la auditoría externa o revisoría fiscal.
i) La participación de expertos.
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
El contador público deberá preparar un programa escrito de auditoría en donde se establezcan los procedimientos que se utilizarán para llevar a cabo el plan global de auditoría. El programa debe incluir también los objetivos de auditoría para cada área y deberá ser lo suficientemente detallado para que sirva de instrucciones al equipo de trabajo que participe en la auditoría.
En la preparación del programa de auditoría, el contador público puede considerar oportuno confiar en determinados controles internos en el momento de determinar la naturaleza, fecha de realización y amplitud de los procedimientos de auditoría. El contador público deberá considerar también el momento de realizar los procedimientos, la coordinación de cualquier ayuda que se espera de la entidad, la disponibilidad de personal, y la participación de otros expertos.
El plan global y el correspondiente programa se deben revisar a medida que progresa la auditoría. Cualquier modificación se basará en el estudio del control interno, la evaluación del mismo y los resultados de las pruebas que se vayan realizando. SUPERVISION
La primera norma relativa a la ejecución del trabajo establece que el contador público debe ejercer una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere. Esto obedece a un principio lógico de que cuando una persona se responsabiliza de un trabajo y emplea asistentes, el responsable del mismo debe supervisar a sus auxiliares para garantizar que el trabajo se va a ejecutar con un grado de calidad adecuado.
La supervisión debe ejercerse en todos los trabajos en el que se empleen asistentes y en todas las fases del trabajo, teniendo como base la capacidad y experiencia de los mismos.
La supervisión es inversamente proporcional a la experiencia. Es decir, se debe ejercer una mayor supervisión a los asistentes con poca experiencia; y se ejerce una menor supervisión a los asistentes con un mayor grado de experiencia.De otra parte, el grado de supervisión guarda relación directa con el grado de complejidad del trabajo que se asigna a los asistentes.
El contador público debe dejar constancia de la supervisión del trabajo, con lo cual comprueba que cumplió con esta norma de auditoría y en los papeles de trabajo se debe dejar evidencia de que se ejerció la supervisión requerida.
Los asistentes que intervienen en un trabajo, deben tener un claro conocimiento de sus responsabilidades y de los objetivos que se persiguen a través de los procedimientos de auditoría que se han de ejecutar. Así mismo, el contador público responsable o el revisor fiscal debe asegurarse de que sus asistentes conocen suficientemente la naturaleza de la actividad del ente a la que se le presta el servicio y los posibles problemas de contabilidad yauditoría que se puedan presentar.
El contador público debe revisar el trabajo de los asistentes, con el objeto de determinar si se ha ejecutado adecuadamente y si se han incluido los comentarios y conclusiones apropiados. ESTUDIO Y EVALUACION DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO
La segunda norma Relativa a la Ejecución del Trabajo es: “Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría”.
Definiciones y Conceptos BásicosEl control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración.
El control interno en su sentido más amplio, incluye controles que pueden ser considerados como contables o administrativos:
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguardia de los bienes y la fiabilidad de los registros financieros.
Los controles administrativos se relacionan con las normas y los procedimientos existentes en un ente vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las políticas de la administración. Estos controles normalmente, sólo influyen indirectamente en los registros contables.
El contador público debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que estos tienen en la preparación de la información financiera. Sin embargo, si el contador público determina que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a su trabajo, debe considerar la posibilidad de su revisión y evaluación como sería en el caso de la vigilancia administrativa que debe hacer el Revisor Fiscal.
El establecimiento y mantenimiento de un sistema de control interno es una responsabilidad de la administración del ente, que debe someterlo a una continua supervisión para determinar que funciona según está prescrito, modificándolo si fuera preciso, de acuerdo con las circunstancias.
Los objetivos del sistema de control interno de tipo contable se deben relacionar con cada una de las etapas por las que discurre una transacción. Las etapas más importantes relativas a una transacción comprenden su autorización, ejecución, registro y finalmente la responsabilidad respecto a la custodia y salvaguardia de los activos que resulten de dicha transacción, con el fin de que las mismas hayan sido ejecutadas y que se encuentren clasificadas en las cuentas apropiadas.
La autorización de las transacciones es una función de la administración del ente, asociada directamente con su responsabilidad para alcanzar objetivos. Dicha función constituye el ámbito de actuación de los controles de tipo administrativo, pero es a su vez el punto de partida para establecer controles de tipo contable.
Los controles contables comprenden el plan de organización, los procedimientos y registros relacionados con la salvaguardia de los activos y la fiabilidad de los registros contables, debiendo proporcionar, por tanto, una razonable seguridad de que:
a) Las transacciones se ejecutan de acuerdo con la autorización específica de la administración.
b) Las transacciones se registran debidamente:
✓ Para facilitar la preparación de los estados financieros de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas. ✓ Para procurar la salvaguardia de los bienes y derechos. ✓ Para que exista información suficiente y oportuna, para una adecuada toma de decisiones.
c) El acceso a los bienes sólo se permitirá de acuerdo con autorización emanada de la administración del ente.
d) La existencia contable de los bienes se comprobará periódicamente con su existencia física, tomándose las medidas oportunas en caso de surgir diferencias.
LIMITACIONES
Todo sistema de control interno tiene limitaciones que deben ser reconocidas. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, falla humana, etc.
Además, los procedimientos cuya eficacia se basen en la segregación de funciones pueden eludirse como consecuencia de existir una confabulación de los empleados implicados en el control interno. Igualmente, los procedimientos basados en el objetivo de asegurar que las transacciones se ejecuten según los términos autorizados por la administración del ente, resultarían ineficaces si las decisiones de ésta se tomaran de una forma errónea o irregular.
Cualquier proyección de una evaluación actual del control interno contable, está sujeta al riesgo de resultar inadecuada en virtud de que las condiciones cambiantes y el grado de cumplimiento con los procedimientos establecidos pueden deteriorarse con el tiempo.
Entre los procedimientos de control interno contable establecidos por la administración del ente que debe evaluar el contador público, podemos citar, a modo de ejemplo, los siguientes:a) Segregación de funciones: Evitar que una misma persona realice funciones incompatibles que le permitan a la vez cometer y ocultar errores voluntarios o involuntarios durante su trabajo. Para ello, los procedimientos de control deben ser diseñados para eliminar las posibilidades de tal encubrimiento
b) Ejecución de las transacciones: Obtener una seguridad razonable de que las transacciones se llevan a cabo dentro de los términos en que fueron realizadas, requerir evidencia independiente de que las autorizaciones fueron emitidas por personas que actuaban dentro de su competencia y autoridad y que las transacciones se corresponden con los términos de su autorización.
c) Registro de las transacciones: Las transacciones requieren ser registradas por las cifras y en los períodos contables que se llevaron a cabo y que sean clasificadas en cuentas apropiadas obteniendo el criterio de la administración en la confección de estimaciones y otras decisiones relacionadas con la preparación de los estados financieros.
d) Acceso a los bienes: El acceso a los bienes ha de estar limitado al personal autorizado. El acceso a los bienes incluyen tanto el acceso físico como el indirecto, a través de la preparación y proceso de los documentos que autorizan el uso o disposición de dichos bienes. El número y calidad del personal a quien se autoriza el acceso estará en consonancia con la naturaleza de los bienes y el riesgo de pérdida debido a errores o irregularidades.
e) Comprobación física de existencias: Establecer si los bienes en sí coinciden con las existencias según los libros, lo cual está íntimamente relacionado con el procedimiento expuesto anteriormente sobre el registro de transacciones.
Si de esta comparación se desprenden que los bienes físicos no coinciden con su existencia contable, ello es evidencia de que hubo transacciones omitidas o incorrectamente contabilizadas.
La frecuencia de estas pruebas, dependerá de la naturaleza de los bienes, de su importancia y del costo de efectuar tales comprobaciones.
RELACIÓN COSTO BENEFICIO
Las medidas que pueden ser apropiadas en relación con cualquier diferencia que pueda observarse entre la existencia física y lo contabilizado en libros, dependerá de la naturaleza de los bienes, el sistema del control interno usado y del importe de la diferencia y de su causa.
ALCANCE DEL ESTUDIO DEL SISTEMA
Los controles internos contables se encuentran dentro del alcance del estudio y evaluación del control interno según las normas de auditoría, mientras que los controles administrativos, en principio, no lo están en las auditorías externas pero sí en las revisorías fiscales.
El estudio de la evaluación del control interno incluye dos fases:
a. Conocimiento y comprensión de los procedimientos y métodos establecidos por la administración del ente.b. Seguridad razonable de que se encuentran en uso y que están operando tal como se planificaron.
REVISIÓN DEL SISTEMA
La revisión del sistema es principalmente un proceso de obtención de información respecto a la organización y a los procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema. La información requerida para este objetivo se obtiene normalmente a través de entrevistas con el personal apropiado del ente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos e instrucciones al personal.
La información relativa al sistema es documentada en forma de cuestionarios, resúmenes de procedimientos, flujogramas o cualquier otra forma de descripción de un circuito administrativo y adaptándose a las circunstancias o preferencias del contador público.
Con el objeto de verificar la información obtenida, a veces se adopta el procedimiento de seguir el ciclo completo de una o varias transacciones a través del sistema.
Esta práctica, además de ser útil para el propósito indicado, permite que las partidas seleccionadas puedan ser consideradas como parte de las pruebas de cumplimiento.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al contador público una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables están siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, el contador público puede decidir no confiar en los mismos si ha llegado a la conclusión de que:
a. Los procedimientos no son satisfactorios para este propósito.
b. El trabajo necesario para comprobar el cumplimiento de los procedimientos descritos es mayor que el trabajo que se realizaría en el caso de no confiar en dichos procedimientos.
Esta última conclusión puede resultar de consideraciones relativas a la naturaleza o número de las transacciones o saldos involucrados, los métodos de procedimiento de datos que se estén usando y los procedimientos de auditoría que puedan ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas.
La naturaleza de los procedimientos de control interno contable y la evidencia disponible sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las pruebas de cumplimiento e influyen obre el momento de ejecución y extensión de tales pruebas.
Las pruebas de cumplimiento están íntimamente interrelacionadas con las pruebas sustantivas y, en la práctica, los procedimientos de auditoría suministran, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, así como la evidencia requerida de las pruebas sustantivas.
NATURALEZA DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
El control interno contable requiere, no solamente que ciertos procedimientos sean realizados, sino que éstos sean apropiados a los objetivos establecidos.Algunos aspectos del control interno contable requieren procedimientos que no son necesarios para la ejecución de las transacciones.Este tipo de procedimientos incluye la aprobación o verificación de documentos que evidencien las transacciones y, por consiguiente, la inspección de los documentos relativos para obtener la evidencia mediante firmas, iniciales, sellos de autorizaciones y otros controles similares para indicar si se realizaron, quién los realizó y para permitir una evaluación de la corrección en su ejecución.
Otros aspectos del control interno contable requieren una segregación de funciones de manera que ciertos procedimientos sean efectuados independientemente. La realización de estos procedimientos es por sí misma evidente en el desarrollo de una actividad o en la existencia de sus registros esenciales. Consecuentemente, las pruebas de cumplimiento tienen también la finalidad fundamental de determinar si los procedimientos fueron realizados por personas que no tuvieran funciones incompatibles.
El contador público deberá remitirse a la observación y comprobación de las funciones que realiza el personal de la empresa, para corroborar la información obtenida durante la revisión inicial del sistema.
PERÍODO EN QUE SE DESARROLLAN LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y SU EXTENSIÓN
El propósito de las pruebas de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, es el de suministrar un grado razonable de seguridad de que éstos están en vigor y se utilizan tal y como se planificaron. Determinar lo que constituye un grado razonable de seguridad, es una cuestión de juicio para el contador público, ya que depende de la naturaleza, período y extensión de las pruebas y de los resultados obtenidos.
En lo que respecta a su extensión, las pruebas de cumplimiento deberían aplicarse a las transacciones ejecutadas durante todo el período que se está auditando, de acuerdo con el concepto general de muestreo, de que las partidas que vayan a ser examinadas deben seleccionarse del conjunto de datos a los cuales deban aplicarse las conclusiones resultantes.Los contadores públicos normalmente realizan tales pruebas durante su trabajo preliminar.
Cuando este sea el caso, la aplicación de tales pruebas a todo el período restante puede no ser necesaria. Los factores que deben considerarse a este respecto incluyen:
a) Los resultados de las pruebas durante el período preliminar.b) Las respuestas e indagaciones concernientes al período restante.c) La extensión del período restante.d) La naturaleza y el número de las transacciones y los saldos involucrados.e) La evidencia del cumplimiento, dentro del período restante, que puede obtenerse de las pruebas sustantivas realizadas por el contador público o de las pruebas realizadas por los auditores internos.f) Otros puntos que el contador público puede considerar de interés.
Las pruebas de cumplimiento deben aplicarse sobre bases subjetivas o sobre bases estadísticas. El muestreo estadístico puede ser el medio práctico para expresar, en términos cuantitativos el juicio del contador público respecto a la razonabilidad, determinando la magnitud de las pruebas y evaluando su resultado.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Una función del control interno contable es la de suministrar seguridad de que los errores o irregularidades se pueden descubrir con prontitud razonable, asegurando así la fiabilidad e integridad de los registros financieros y operativos.La revisión del control interno por parte del contador público le ayuda a determinar otros procedimientos de auditoría apropiados para formular su opinión sobre la razonabilidad de los saldos finales.
Por definición, el control interno contempla una seguridad razonable, pero no absoluta, de que los objetivos del sistema se cumplirán. La implantación y el mantenimiento de un sistema adecuado de control interno es responsabilidad de la administración del ente y el diseño del mismo ha de realizarse teniendo en cuenta los juicios de la administración en cuanto a la relación costo-beneficio de cada procedimiento de control, aunque no siempre es posible obtener magnitudes objetivas de los costos y beneficios involucrados.
Un planteamiento conceptual lógico de la evaluación que hace el contador público del control interno contable, que se enfoca directamente a prevenir o detectar errores o irregularidades importantes en los saldos de las cuentas, consiste en aplicar a cada tipo importante de transacciones y a los respectivos activos involucrados en la auditoría, los siguientes criterios:
a) Considerar entre otros, los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir.
b) Determinar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o detectar errores o irregularidades.
c) Determinar si los procedimientos necesarios están establecidos y si se han seguido satisfactoriamente.
d) Evaluar cualquier deficiencia, es decir, cualquier tipo de error o irregularidad potencial no contemplada por los procedimientos de control interno existentes, para determinar su efecto sobre:
- La naturaleza, momento de ejecución o extensión de los procedimientos de auditoría a aplicar, y - Las sugerencias a hacer al ente.
En la aplicación práctica del enfoque antes descrito, los dos primeros literales se realizan principalmente por medio de cuestionarios, resúmenes de procedimiento, flujogramas, instrucciones o cualquier otro tipo de material de trabajo utilizado por el contador público. Sin embargo, se requiere el juicio profesional para la interpretación, adaptación o extensión de dicho material de trabajo, para que resulte apropiado en cada situación particular.El tercer literal se lleva a cabo durante la revisión del sistema y las pruebas de cumplimiento y, el último, se logra al ejercer el juicio profesional en la evaluación de la información obtenida en los párrafos precedentes.
La revisión que haga el contador público del sistema de control interno contable y sus pruebas de cumplimiento deben relacionarse con los objetivos de la evaluación del sistema. Por esta razón las evaluaciones generales o globales no son útiles a los contadores públicos porque no ayudan a decidir el alcance al cual deben restringirse los procedimientos de auditoría. Los controles y deficiencias que afecten a diferentes tipos de transacciones no son compensatorios en su efecto.
La evaluación de los controles internos contables hecha por el contador público para cada tipo importante de transacciones, debe dar lugar a una conclusión respecto a si los procedimientos establecidos y su cumplimiento son satisfactorios para su objetivo. Los procedimientos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios si la revisión del contador público y sus pruebas no revelan ninguna situación que se considere como una deficiencia importante para su objetivo.
En este contexto una deficiencia importante significa una situación en la cual el contador público estima que los procedimientos establecidos, o el grado de cumplimiento de los mismos, no proporcionan una seguridad razonable de que errores o irregularidades por importes significativos con respecto a las cuentas anuales que están siendo auditadas pudieran prevenirse o detectarse fácilmente por los empleados del ente en el curso normal de la ejecución de las funciones que les fueron asignadas.
INTERRELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
El riesgo final del contador público es una combinación de dos riesgos separados. El primero de estos está constituido por aquellos errores de importancia que ocurren en el proceso contable, del cual se obtienen los saldos de las cuentas. El segundo riesgo es el de que cualquier error de importancia que pueda existir, sea o no detectado por el contador público.
El contador público confía en el control interno para reducir el primer riesgo y en sus pruebas de detalle y en sus otros procedimientos, para disminuir el segundo. El peso relativo atribuible a las respectivas fuentes de confianza son materias que deben decidirse de acuerdo con el criterio del contador público y según las circunstancias.
La norma de auditoría sobre el estudio y evaluación del control interno establece que la extensión de las pruebas necesarias para reunir suficiente evidencia de acuerdo con dicha norma variará inversamente a la confianza del contador público en el control interno.
El conjunto de estas dos normas implica que la confianza que el contador público deposite en el control interno y en sus procedimientos de auditoría deberá proporcionar una base suficiente para su opinión en cualquier caso, aunque la proporción de confianza obtenida de las dos fuentes respectivas varíe según los casos.
El contador público deberá considerar los procedimientos llevados a cabo por los auditores internos al determinar la naturaleza, el momento y la extensión de sus propias pruebas. El trabajo de los auditores internos deberá ser considerado como un complemento, pero nunca como un sustituto de las pruebas de los auditores independientes o revisores fiscales.
COMUNICACIÓN DE LAS DEBILIDADES SIGNIFICATIVAS DEL CONTROL INTERNO
El contador público, cuando realiza un examen de una entidad, tiene la obligación de comunicar a la administración del ente las debilidades significativas identificadas como consecuencia del estudio y evaluación del sistema de control interno, realizados con el alcance que haya considerado necesario para su trabajo de acuerdo con las normas de auditoría. EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE
La tercera norma relativa a la ejecución del trabajo es: “Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación, y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los Estados Financieros sujetos a revisión”.
La evidencia del contador público es la convicción razonable de que todos aquellos datos contables expresados en los saldos de las cuentas han sido y están debidamente soportados en tiempo y contenido por los hechos económicos y circunstancias que realmente han ocurrido.
La naturaleza de la evidencia está constituida por todos aquellos hechos y aspectos susceptibles de ser verificados por el contador público y que tienen relación con las cuentas que se examinan.
La evidencia se obtiene, por el contador público, a través del resultado de las pruebas de auditoría aplicadas según las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con el juicio profesional del contador público.
El contador público no pretende obtener evidencia absoluta, sino que determina los procedimientos y aplica las pruebas necesarias para la obtención de una evidencia suficiente y adecuada.
EVIDENCIA SUFICIENTE
Se entiende por tal, aquel nivel de evidencia que el contador público debe obtener a través de sus pruebas de auditoría para llegar a conclusiones razonables sobre las cuentas que se someten a su examen. Bajo este contexto el contador público no pretende obtener toda la evidencia existente sino aquella que cumpla, a su juicio profesional, con los objetivos de su examen.
El nivel de evidencia a obtener por el contador público, referido a los hechos económicos y otras circunstancias, debe estar relacionado con la razonabilidad de los mismos y proporcionar información sobre la circunstancia en que se produjeron, con el fin de formarse el juicio profesional que le permita emitir una opinión.
Para decidir el nivel necesario de evidencia, el contador público debe, en cada caso, considerar la importancia relativa de las partidas que componen los diversos rubros de las cuentas examinadas y el riesgo probable de error en el que incurre al decidir no revisar determinados hechos económicos.
El contador público deberá tener en cuenta y evaluar correctamente el costo que supone la obtención de un mayor nivel de evidencia que el que está obteniendo o espera obtener y la utilidad final probable de los resultados que obtendría.
Independientemente de las circunstancias específicas de cada trabajo, el contador público debe obtener el nivel de evidencia necesario que le permita formar su juicio profesional sobre las cuentas examinadas.
La falta del suficiente nivel de evidencia sobre un hecho de relevante importancia en el contexto de los datos que se examinan, obliga al contador público a abstenerse de emitir una opinión, o bien a expresar las salvedades que correspondan.
EVIDENCIA COMPETENTE
El concepto de competente de la evidencia es la característica cualitativa, en tanto que el concepto suficiencia tiene carácter cuantitativo. La confluencia de ambos elementos, competencia y suficiencia, debe proporcionar al contador público el conocimiento necesario para alcanzar una base objetiva de juicio sobre los hechos sometidos al examen.
La evidencia es competente o adecuada cuando sea útil al contador público para emitir su juicio profesional.
El contador público debe valorar que los procedimientos que aplica para la obtención de la evidencia adecuada sean los convenientes, así como que las circunstancias del entorno no invalidan los mismos. La convergencia de ambos factores permite considerar que la evidencia obtenida es la adecuada.
IMPORTANCIA RELATIVA - RIESGO PROBABLE
Los criterios que afectan a la cantidad (suficiencia) y a la calidad (competencia) de la evidencia a obtener y, en consecuencia, a la realización del trabajo de auditoría, son los de importancia relativa y riesgo probable. Estos criterios deben servir, así mismo, para la formación de su juicio profesional.
La importancia relativa puede considerarse como la magnitud o naturaleza de un error (incluyendo una omisión) en la información financiera que, bien individualmente o en su conjunto, y a la luz de las circunstancias que le rodean, hace probable que el juicio de una persona razonable, que confía en la información, se hubiera visto influenciado o su decisión afecta como consecuencia del error u omisión.El concepto de importancia relativa, que está considerado en la emisión de principios o normas de contabilidad, habrá de ser considerado tanto en el desarrollo del plan global de auditoría como en el proceso de formación de la opinión técnica del contador público.La consideración del riesgo probable supone la evaluación del error que puede cometerse por la falta absoluta de evidencia respecto a una determinada partida o a la obtención de una evidencia incompleta de la misma.
Para la evaluación del riesgo probable, debe considerarse el criterio de importancia relativa y viceversa, al ser interdependiente en cuanto al fin de la formación de juicio para la emisión de una opinión. Las decisiones a adoptar, basadas en tales evaluaciones, al ser también interdependientes, deben juzgarse y evaluarse en forma conjunta y acumulativa.
OBTENCIÓN DE LA EVIDENCIA
La evidencia suele obtenerse de: las cuentas que se examinan, los registros auxiliares, los documentos de soporte de las operaciones, las declaraciones de empleados y directivos, los sistemas internos de información y transmisión de instrucciones, los manuales de procedimientos y la documentación de sistemas, la obtención de confirmaciones de terceras personas ajenas a la entidad y los sistemas de control interno en general, sin que esta relación tenga carácter exhaustivo.
Los datos contables y, en general, toda información interna, no pueden considerarse por sí mismos, evidencia suficiente y adecuada. El contador público debe llegar a la convicción de la razonabilidad de los mismos mediante la aplicación de las pruebas necesarias.
La evidencia de los datos contables podrá ser obtenida, entre otros, mediante los siguientes procedimientos: Inspección, observación, investigación, confirmación, cálculo y revisión analítica.
Inspección: consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles. La inspección de registros y documentos proporciona evidencia de diversos grados de confiabilidad dependiendo de su naturaleza y fuente, así como de la eficacia de los controles internos a lo largo del proceso. A continuación se presentan tres categorías de evidencia documental que proporcionan al contador público diversos grados de confiabilidad:
- Evidencia documental creada y conservada por terceras partes;
- Evidencia documental creada por terceras partes y conservada por la entidad, y
- Evidencia documental creada y conservada por el ente. La inspección de activos tangibles da lugar a una evidencia fidedigna en relación con su existencia, pero no necesariamente con su propiedad o valor.
Observación: consiste en examinar el proceso o procedimientos que otros realizan. Por ejemplo, el contador público puede observar el conteo de inventarios realizados por personal del ente o la ejecución de procedimientos de control interno que no deja rastros de auditoría.
Investigación: consiste en buscar una información adecuada recurriendo a personas competentes, ya sea dentro o fuera del ente. Las investigaciones pueden abarcar desde preguntas escritas dirigidas a terceros hasta preguntas orales que se plantean, de un modo informal a individuos dentro del ente. Las respuestas a las investigaciones pueden poner en manos del contador público una información que no poseía anteriormente o bien puede proporcionarle una evidencia para corroborar.
Confirmación: consiste en la respuesta que se da a una investigación que pretende ratificar los datos contenidos en los registros contables.
Cálculo: consiste en la verificación de la precisión aritmética de los documentos fuentes y de los registros contables o en la realización de los cálculos independientes.Revisión analítica: consiste en estudiar razones y tendencias financieras significativas así como en investigar fluctuaciones y partidas poco usuales. PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el contador público, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha debido tomar para llegar a formarse su opinión.
Los contadores públicos deben establecer y conservar los documentos de trabajo que puedan constituir las debidas pruebas de su actuación, encaminadas a formar su opinión sobre las cuentas que hayan examinado.
Los papeles deben prepararse a medida que se completa el trabajo de la auditoría, y han de ser lo suficientemente detallados y claros para permitir a un contador público sin previo conocimiento de la auditoría en cuestión seguir las incidencias del mismo.
No obstante que al analizar la tercera norma de auditoría relativa a la ejecución del trabajo, se concluye la necesidad de elaborar papeles de trabajo, la Ley 43 de 1990 quiso enfatizar esta obligación incluyendo en el artículo noveno referencia taxativa a los mismos, los cuales serán objeto de un pronunciamiento independiente del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
3. Normas de Rendición de informes:
Las normas relativas a la rendición de informes están descritas en el artículo 7º. de la Ley 43 de 1990, ellas establecen lo siguiente:
a. Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados financieros.
b. El informe debe contener indicación sobre si los estados financieros están presentados de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia.c. El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el período corriente en relación con el período anterior.
d. Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cuál de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto.
e. Cuando el Contador Público considere no estar en condiciones de expresar un dictamen sobre los estados financieros tomados en conjunto, deberá manifestarlo explícita y claramente.
OBLIGACION DE EMITIR UN DICTAMEN EN TODO TRABAJO PROFESIONAL
El Contador Público independiente en todos los casos en que haya hecho una revisión de estados o información financiera, ineludiblemente deberá expresar una opinión en los términos del examen que practicó.
El Contador Público por la obligación moral y profesional que tiene de informar veraz e imparcialmente al público que leerá sus informes, cuando sea contratado para llevar a cabo un examen de estados financieros está obligado a rendir su dictamen sin importar las circunstancias, pues si realizó su trabajo de auditoría y existieron problemas que no fueron solucionados a su satisfacción, los deberá indicar claramente, así como el efecto que tuvieron en su opinión, independientemente del destino final que su cliente pueda darle a su dictamen.
El Contador Público queda asociado a estados o información financiera cuando su nombre aparece al pie o conjuntamente con dicha información. El nombre del Contador Público también queda asociado a estados financieros, cuando utiliza su papelería para la presentación de los mismos.
El Contador Público dependiente, en los términos del Código de Ética profesional, que haya hecho una revisión y deba expresar un dictamen está obligado a indicar las condiciones y grado de dependencia que tiene respecto a la empresa a la que se refieren los estados o la información financiera sobre la cual expresa su opinión.
EL DICTAMEN DEL CONTADOR PÚBLICO
El resultado de un examen de estados financieros es una opinión que se conoce como dictamen. Cuando esta opinión o dictamen no tiene limitaciones o salvedades se le conoce como dictamen limpio.
El dictamen del Contador Público es el documento formal que suscribe el Contador Público conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultados del examen realizado sobre los estados financieros del ente. La importancia del dictamen en la práctica profesional es fundamental, ya que usualmente es lo único que el público conoce de su trabajo.
Los inversionistas, proveedores, acreedores, autoridades gubernamentales, el público, etc. han ido acostumbrándose gradualmente a las formas usuales de dictámenes de los contadores públicos, de modo que una desviación sustancial de esas formas implica una explicación clara del motivo que la origina.
Lógicamente, no hay sustituto posible para el análisis y estudio cuidadoso de cada situación particular en forma tal, que quede claramente expuesto al lector todo lo que el Contador Público desee expresar en su dictamen. Si el resultado que desea informar puede obtenerse mediante el uso de alguna de las formas u opciones de dictámenes que aquí se presentan, es de esperarse que sean utilizadas; por lo anterior, la uniformidad en la presentación y contenido de los dictámenes es importante, tanto desde el punto de vista del lector como del propio Contador Público.
Los estados financieros y sus notas son responsabilidad directa y exclusiva de la entidad, por ser declaraciones de la administración. El dictamen de esos estados financieros es responsabilidad exclusiva del Contador Público, éste deberá expresar en forma clara y precisa el grado de responsabilidad que está asumiendo al firmar dicho documento.
DICTAMEN ESTANDAR DEL CONTADOR PÚBLICO
El dictamen estándar del Contador Público, declara que los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la entidad, los resultados de operación y los cambios en la situación financiera, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Esta conclusión se puede expresar sólo cuando el Contador Público se ha formado una opinión sobre las bases de una auditoría realizada de conformidad con normas de auditoría generalmente aceptadas.
El dictamen estándar del Contador Público consta de tres párrafos:
- El primero identifica los estados financieros. - El segundo la naturaleza y alcance de la auditoría. - El tercero la opinión.
Los elementos básicos del dictamen son:
a. Un título que lo identifique.
b. El destinatario.
c. La declaración de que los estados financieros identificados en el informe, fueron auditados.
d. La declaración de que los estados financieros son responsabilidad de la gerencia del ente, y que la responsabilidad del Contador Público, es expresar una opinión sobre los estados financieros con base en su auditoría.
e. La declaración de que la auditoría se practicó de conformidad con normas de auditoría generalmente aceptadas.f. La declaración de que las normas de auditoría generalmente aceptadas requieren que el Contador Público planee y ejecute la auditoría, para obtener una seguridad razonable de que los estados financieros están exentos de errores importantes.
g. La declaración de que una auditoría incluye:
- El examen con base en pruebas selectivas de la información que soporta las cifras y revelaciones de los estados financieros. - La evaluación de los principios de contabilidad utilizados y las principales estimaciones hechas por la gerencia. - La evaluación de la presentación global de los estados financieros.
h. La declaración de que el Contador Público considera que su auditoría le proporciona una base razonable para su opinión.
i. Una opinión acerca de si los estados financieros presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera del ente, a la fecha del balance general, los resultados de operación y los cambios en la situación financiera por el período terminado en la misma, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, aplicados uniformemente.
j. La firma del Contador Público.
k. La fecha del dictamen, que normalmente es la fecha cuando se termina el trabajo en las oficinas del cliente.
A continuación se presentan modelos del informe estándar del Contador PúblicoIndependiente:
INFORME DEL CONTADOR PÚBLICO INDEPENDIENTE
A los Accionistas de Compañía XXXXX S.A.: He auditado los balances generales de la COMPAÑIA XXXXX S.A. al 31 de Diciembre de 201X y 201X, y los correspondientes estados de ganancias y pérdidas, de cambios en el patrimonio y de cambios en la situación financiera por los años terminados en esas fechas. Dichos estados financieros fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración. Mi responsabilidad es la de expresar una opinión sobre dichos estados financieros con base en mi auditoría.
Realicé mi auditoría de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Esas normas requieren que una auditoría se planifique y se lleve a cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están exentos de errores importantes en su contenido. Una auditoría incluye el examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que respalda las cifras y las notas informativas en los estados financieros. Una auditoría también incluye la evaluación de las normas y principios contables utilizados y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como la evaluación de la presentación global de los estados financieros. Considero que mi auditoría proporciona una base razonable para expresar mi opinión.
En mi opinión, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la Compañía XXXXX S.A. al 31 de diciembre de 19X2 y 19X1, los cambios en el patrimonio, los resultados de las operaciones y los cambios en su situación financiera por los años terminados en esas fechas, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, aplicados uniformemente.
NombreFirmaTarjeta ProfesionalSantafé de Bogotá30 de Marzo de 201X. DIVERSAS FORMAS DE RENDIR EL CONTADOR PUBLICO INDEPENDIENTE SU DICTAMEN
A continuación se presentan las diversas formas en que el Contador Público puede rendir su dictamen según las circunstancias.
a. Limpio o sin salvedades.b. Con excepciones.c. Negativo u opinión adversa.d. Denegación de dictamen o abstención de opinión.
DICTAMEN LIMPIO
Un dictamen limpio, declara que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos significativos, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Esta es la opinión que se expresa en el informe estándar antes descrito.
DICTAMEN CON SALVEDADES
Un dictamen con excepciones, declara que a excepción del asunto (s) a los que éste se refiere, los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los resultados de operación y los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
DICTAMEN NEGATIVO U OPINIÓN ADVERSA
Un dictamen negativo u opinión adversa, declara que los estados financieros no presentan una situación financiera razonable, ni los resultados de operación, ni los cambios en el patrimonio, ni los cambios en la situación financiera de la entidad, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
ABSTENCIÓN DE OPINIÓN
Una abstención de opinión, declara que el Contador Público no expresa una opinión sobre los estados financieros.
Las condiciones que originan dictámenes con salvedades, entre otras, son las siguientes:
- El alcance del examen no incluyó uno o más procedimientos de auditoría considerados necesarios de acuerdo con las circunstancias. - Los estados financieros no están de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o no se han incluido todas las exposiciones necesarias para una presentación razonable.
- Los estados financieros están preparados sobre una base no uniforme con la del año o años anteriores.
Existen cuatro clases básicas de dictamen con salvedades: “excepto por” “con sujeción a” “adversos” y “denegación”.
Una clase de salvedad en particular depende de las condiciones que existen y de su importancia relativa. La importancia relativa no solo determinan cuando debe hacerse una salvedad sino también la clase de salvedad, o sea, si debe usarse una de “excepto por”, un dictamen adverso o una denegación de dictamen o si es apropiado “con sujeción a”.
SALVEDADES DE “EXCEPTO POR”
Deben usarse salvedades de “excepto por” cuando el alcance del dictamen ha sido restringido, los estados financieros no se presentan de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las exposiciones son inadecuadas o los principios de contabilidad han sido aplicados sobre bases que no guardan uniformidad con las del año o años precedentes; a menos que el asunto sea tan importante y generalizado que se requiera un dictamen adverso o una denegación de dictamen.
SALVEDADES DE “CON SUJECIÓN A”
Las salvedades “con sujeción a” deben usarse para incertidumbres contables que no se resuelven a la fecha del informe del Contador Público; a menos que el efecto posible sea tan significativo y generalizado que se requiera de una denegación.
DICTÁMENES NEGATIVOS U OPINIONES ADVERSAS
Los dictámenes adversos se utilizan cuando los efectos de las desviaciones de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados son tan importantes y generalizados que un dictamen con “excepto por” no sería apropiado. Antes de rendir una opinión adversa, debe hacerse lo posible por persuadir al cliente a que ajuste sus estados financieros.
DENEGACIÓN DE DICTAMEN O ABSTENCIÓN DE OPINIÓN
Debe expresarse una denegación de dictamen o abstención de opinión, cuando la importancia potencial de las limitaciones en el alcance, o en los casos donde las incertidumbres son tan importantes y generalizadas que no es apropiado un dictamen con excepciones.
Cuando se emite una denegación de dictamen o un dictamen adverso, no es apropiado dar un dictamen “fragmentario” sobre ciertos elementos de los estados financieros. PRESENTACION DE LA SALVEDAD
Cuando se emite un dictamen con salvedades debe incluirse una explicación de las razones para la misma en el párrafo central del informe. En la mayoría de los casos, debe incluirse una referencia a una nota a los estados financieros para dar información más completa respecto al asunto de la salvedad. El párrafo del dictamen debe contener el lenguaje apropiado de salvedad con una referencia al párrafo explicativo.
El párrafo central también debe exponer todos los efectos principales del asunto sobre la situación financiera, los cambios en el patrimonio y los resultados de las operaciones hasta el punto que sea determinable razonablemente. También debe exponerse los efectos de los cambios en la situación financiera en la medida que ellos no puedan inferirse de los otros datos expuestos. Si no pueden determinarse los efectos, debe expresarse así en el informe.
PÁRRAFO DEL DICTAMEN
La frase de la salvedad en el párrafo del dictamen debe ir a continuación de las palabras “en mi opinión”. Cuando, debido a la índole complicada de las salvedades expresadas, se prefiere dividir la opinión en dos o más oraciones o párrafos, deben repetirse, en cada oración o párrafo, las palabras “en mi opinión” según sea apropiado, para dejar aclarado que el auditor está expresando una opinión profesional en vez de una exposición de un hecho.La salvedad en el dictamen debe estar relacionada con el efecto del asunto en particular y no con el asunto en sí. Cuando se trate de una salvedad por una incertidumbre o por limitaciones en el alcance, la salvedad debe incluir el “efecto, si lo hubiere”.
Ejemplos de salvedades
A continuación se presentan ejemplos del párrafo central y del dictamen de lasdiversas clases de dictámenes con salvedades:
✓ Salvedad de “excepto por”
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados requieren que el pasivo para vacaciones se registre sobre la base de causación. Según se explica con más detalle en la Nota X a los estados financieros, no se ha registrado el pasivo para vacaciones acumuladas, con el efecto de que la utilidad de 19X8 está aumentada en un millón de pesos ($1.00 por acción) y el capital de trabajo y la participación de los accionistas al 31 de diciembre de 201X están excedidos en diez millones de pesos, neto del correspondiente impuesto de renta.En mi opinión, excepto por el efecto del asunto indicado en el párrafo anterior, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente...
✓ Salvedad “con sujeción a”
Como se indica más detalladamente en la Nota X, la compañía fue demandada en un litigio que, de fallarse adversamente requeriría el pago de diez millones de pesos al demandante, pero no se ha hecho provisión por este asunto en los estados financieros adjuntos. No es posible predecir el resultado del litigio. En mi opinión, con sujeción al efecto de los ajustes, si los hubiere, que hubieran sido requeridos de haberse conocido el resultado del asunto indicado en el párrafo precedente, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente...
✓ Dictamen negativo u opinión adversa
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados requieren que se registre la depreciación de activos fijos. Según se explica en la Nota X a los estados financieros, la compañía no ha registrado depreciación sobre sus activos fijos, con el resultado de que la depreciación acumulada al 31 de diciembre de 201X se subestimó en $12 millones y la utilidad neta por el año terminado en esa fecha y el patrimonio neto estaban sobre estimados en 10 millones.
En mi opinión, debido al efecto de no registrar la depreciación de activos fijos según se indicó en el párrafo precedente, los estados financieros arriba mencionados no presentan razonablemente la situación financiera de la compañía X al 31 de diciembre de 201X, los cambios en el patrimonio, los resultados de sus operaciones y los cambios en la situación financiera por el año terminado en dicha fecha, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia.
Cuando se expresa un dictamen adverso, carece de sentido referirse a la uniformidad en la aplicación de los principios de contabilidad. Sin embargo, cualesquiera excepciones conocidas acerca de la uniformidad deben exponerse en el dictamen.
✓ Denegación de dictamen o abstención de opinión
Según instrucciones recibidas, no examiné los certificados que evidencian las inversiones de la Compañía en acciones y bonos. Debido a la importancia de las inversiones cuyos certificados no examiné, como se indicó en el párrafo precedente, el alcance de mi examen no fue suficiente para permitirme expresar una opinión sobre los estados financieros arriba mencionados.
Carece de sentido referirse a la uniformidad en la aplicación de los principios de contabilidad cuando se deniega un dictamen. Sin embargo, cualesquiera excepciones conocidas acerca de la uniformidad deben expresarse en el dictamen. ASOCIACION DEL NOMBRE DEL CONTADOR PÚBLICO CON ESTADOS O INFORMACION FINANCIERA NO AUDITADA
El Contador Público que asocie su nombre con estados financieros no auditados deberá mencionar la naturaleza de su relación con los estados financieros, aclarando que no realizó examen alguno de conformidad con normas de auditoría y que por lo tanto no está en condiciones de emitir una opinión profesional sobre ellos. Pero deberá asegurarse que los estados financieros no contienen errores evidentes que requieren de correcciones.El Contador Público que tenga conocimiento de deficiencias en la presentación de los estados financieros no auditados, o de que estos no están de acuerdo con principios de contabilidad, o de falta de aplicación uniforme de los mismos, deberá solicitar a la compañía la corrección de las deficiencias observadas, y de no lograrlo, señalará la naturaleza del problema y de ser posible su efecto cuantitativo, y deberá manifestar las aclaraciones que se deriven de las situaciones antes mencionadas.
PUBLICACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS
En todos los casos en que el nombre de un Contador Público quede asociado con estados financieros dictaminados que habrán de publicarse, deberá manifestar a su cliente que sólo permitirá su publicación, si se hacen todas las aclaraciones informativas que contienen dichos estados financieros y el dictamen respectivo.A menos que el Contador Público haga una declaración expresa en contrario, se considerará que estima que las declaraciones informativas incluidas en los estados financieros publicados son adecuadas.
El Contador Público que conozca de ante mano que su cliente tiene intención de publicar los estados financieros, ya sea en periódicos privados u oficiales o bien en folletos de circulación pública y va a asociar su nombre a éstos, debe manifestarle a su cliente que no aceptará la publicación a menos que también se publiquen su dictamen y todas las declaraciones o informaciones que contienen los estados financieros.
Será suficiente la naturaleza de la asociación del Contador Público, en materia de estados financieros de publicación, si se indica claramente el cargo que desempeña en el ente, excepto en el caso del Revisor Fiscal. INFORME DEL REVISOR FISCAL
A los Accionistas de Compañía XXXXX S.A.
He auditado los balances generales de la COMPAÑIA XXXXX S.A. al 31 de diciembre de 201X y 201X, y los correspondientes estados de ganancias y pérdidas, de cambios en el patrimonio y de cambios en la situación financiera por los años terminados en esas fechas. Dichos estados financieros fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración. Una de mis obligaciones es la de expresar una opinión sobre dichos estados financieros con base en mi auditoría.
Realicé mi auditoría de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Esas normas requieren que una auditoría se planifique y se lleve a cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están exentos de errores importantes en su contenido. Una auditoría incluye el examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que respalda las cifras y las notas informativas en los estados financieros. Una auditoría también incluye la evaluación de las normas y principios contables utilizados y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como la evaluación de la presentación global de los estados financieros. Considero que mi auditoría proporciona una base razonable para expresar mi opinión.
En mi opinión, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la Compañía XXXXX S.A. al 31 de diciembre de 201X y 201X, los cambios en el patrimonio, los resultados de las operaciones y los cambios en su situación financiera por los años terminados en esas fechas, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, aplicados uniformemente.
Además, en mi opinión, la compañía ha llevado su contabilidad conforme a las normas legales y a la técnica contable; las operaciones registradas en los libros y los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva; la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente; y la compañía ha observado medidas adecuadas de control interno y de conservación y custodia de sus bienes y de los de terceros que pueden estar en su poder.
Nombre y FirmaTarjeta ProfesionalSantafé de Bogotá, 30 de marzo de 2.01X
CONTROL INTERNO
Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
El ejercicio del Control Interno debe consultar los principios de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, moralidad, publicidad y valoración de costos ambientales.
En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
El Control Interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.
Objetivos:
El Control interno que no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:
- Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;
- Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;
- Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
- Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
- Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;
- Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
- Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;
- Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.
Elementos:
Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control interno:
- Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, así como la formulación de planes operativos que sean necesarios;
- Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos;
- Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;
- Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
- Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;
- Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones;
- Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control Interno;
- Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades;
- Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control;
- Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;
- Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad;
- Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Clasificación del control interno:
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
Técnicas de control interno:
Las técnicas de control interno pueden clasificarse ligeramente en técnicas de prevención y de descubrimiento.
Las técnicas de prevención están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas.
Como ejemplo de técnicas de prevención pueden citarse:
➢ Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;
➢ Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea, programas de computadoras y archivos;
➢ Balance, transacción por transacción, en un sistema en línea;
➢ Verificación y validación de los datos entrados en un sistema de computador;
➢ Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un sistema;
➢ Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y
➢ Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.
Las técnicas de descubrimiento están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:
➢ Conciliación de informes de balance por lote con registro cronológicos mantenidos por los departamentos originarios;
➢ Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;
➢ Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;
➢ Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo maestro;
➢ Auditoría interna;
➢ Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;
➢ En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de los mayores auxiliares;
➢ Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y
➢ Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.
ÁREAS PARA CONTROL INTERNO:
Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos: Activos: Caja menor, Efectivo, Inventarios, Ventas.
Características:
El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contable, financiero, de planeación, de información y operaciones de la respectiva entidad.
Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización.
En cada área de la organización el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad.
La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo.
Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.
1. Control Interno del Efectivo.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda o su equivalente contenido por:
✓ Efectivo en caja ✓ Cuentas bancarias ✓ Todo aquello disponible para pagos sin restricción ✓ Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas. ✓ La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
❖ Operaciones en el mostrador (ventas) ❖ Ingresos ejecutados por cobradores ❖ Remesas por correos ❖ Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda.
Entre las medidas de control podemos citar:
1) Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.
2) La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja.
3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
4) El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.
5) Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:
❖ Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.
❖ Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.
❖ Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.
❖ Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco
La caja se divide en dos:
✓ Caja menor: La caja menor es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.
✓ Caja general: La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.
Entre las medidas de control están:
➢ Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso. ➢ Que estos volantes estén numerados y manejados por una sola persona ➢ La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica. ➢ Depositar el dinero de la caja general ➢ Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.
2. Control Interno de las Ventas.
Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago al contado o crédito).
✓ Nota de despacho o conduce ✓ Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.
La factura pro-forma: es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos.
Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envíe mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.
Línea de crédito: es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus mercancías. Puede renovarse anualmente.
Sobre el control interno de las ventas se puede decir:
➢ Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente. ➢ Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada. ➢ Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
3. Clasificación y Control de los Activos Fijos
Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos.
Los activos fijos pueden ser: Tangibles o Intangibles
Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo:Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento
Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario.
Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la distribución equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida.
La depreciación puede realizarse por tres métodos:
- Línea recta - Unidades producidas - Horas trabajadas.
Entre las medidas de control tenemos:
a) Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos.b) Poseer una relación detallada y actualizada.c) Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.d) Hacer chequeo periódico de los mismos.e) Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.
4. Los inventarios
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:Método PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir): tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.
Método UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir): tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.Entre las medidas de control interno tenemos:
✓ Hacer conteos físicos periódicamente. ✓ Confrontar los inventarios físicos con los registros contables ✓ Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos. ✓ Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas. ✓ Proteger los inventarios con una póliza de seguro. ✓ Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
5. Los ingresos
Son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo: Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.
Oficina de Coordinación de Control Interno:
La Oficina de Control Interno es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designaran como Asesor, Coordinador, Auditor interno o cargo similar a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior. Será un funcionario de libre nombramiento y remoción, designado por el representante legal o máximo directivo del organismo respectivo quien tendrá en cuenta la formación profesional o tecnológica en áreas relacionadas con las actividades de Control Interno.
El Auditor Interno o quien haga sus veces contará con personal interdisciplinario para cumplir las siguientes funciones:
✓ Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno;
✓ Verificar que el Sistema de Control Interno este formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;
✓ Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de la ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;
✓ Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; ✓ Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;
✓ Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;
✓ Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;
✓ Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;
✓ Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato Constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente;
✓ Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;
✓ Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;
Las consignadas en la Ley 298 de 1996 (reglamenta la Contaduría General de la Nación), que en la práctica es el ejercicio de la Auditoría Financiera y la Resolución 152 de 1997 de la Contaduría General de la Nación.
Las demás que le asigne el Jefe del organismo o entidad, de acuerdo con el carácter de sus funciones.
Como mecanismo de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad. PAPELES DE TRABAJO
Conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su examen y la descripción de las pruebas realizadas.
IMPORTANCIA
➢ Constituyen la prueba del trabajo realizado. ➢ Fundamentan la opinión o informe que emite el auditor. ➢ Son una fuente de aclaración o ampliación de información. ➢ Califican la calidad y el avance de la planeación de la auditoria.
Información que deben contener
❖ Nombre de la entidad ❖ Tipo de auditoría a realizar ❖ Fecha en que se esté efectuando la revisión ❖ Nombre de la cuenta ❖ Clave de identificación ❖ Firma. Nombre
Los papeles de trabajo son propiedad absoluta de este profesional, por lo que la información en ellos contenida debe quedar salvaguardada en términos de secreto profesional y responsabilidad moral hacia la entidad que se les confió.
Pronunciamiento No. 05
La obligación para el contador público de elaborar papeles de trabajo parte de lo regulado por el Artículo 9o. de la Ley 43 de 1990, en los siguientes términos:
Artículo 9o. De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el contador público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del contador público, se preparan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Parágrafo. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.
Los papeles de trabajo que prepara y mantiene el contador público, son soportes que debe elaborar el profesional para evidenciar el cumplimiento de las normas de auditoría generalmente aceptadas las que se incluyen en el pronunciamiento No. 4. La tercera norma de auditoría relativa a la ejecución del trabajo (literal c, numeral 2 Artículo 7 de la Ley 43 de 1990) establece: “Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los Estados Financieros sujetos a revisión.”
Los papeles de trabajo pueden tomar la forma de: - Planillas contables, las cuales permiten el análisis de cuentas de la contabilidad. Dichas planillas pueden ser sumarias o de detalle.
Otros pueden consistir en copias de correspondencia, extractos de actas de Asamblea de Accionistas y Juntas Directivas, gráficas de organización, programas de auditoría, cuestionarios de control interno, confirmaciones obtenidas de clientes, certificaciones, etc.Estas planillas, hojas de análisis, listas y documentos, que integran los papeles de trabajo, debidamente clasificados y comentados, evidencian que:
a. El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente como lo exige la primera norma de auditoría relativa a la ejecución del trabajo.b. Se ha estudiado y evaluado el control interno para determinar los procedimientos de auditoría, cumpliendo con la segunda norma relativa a la ejecución del trabajo.c. Se encuentran soportadas las bases para preparar el informe, el alcance del trabajo y la responsabilidad profesional adquirida en la revisión.
OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo constituyen una compilación de la evidencia obtenida por el contador público y cumplen los siguientes objetivos fundamentales:
a) Facilitar la preparación del informe.b) Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.c) Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del Estado.d) Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.e) Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados.f) Servir de guía en revisiones subsecuentes.g) Cumplir con las disposiciones legales.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras personas.
Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.
Cualquiera información o cifras contenidas en el informe del contador público deberá estar respaldada en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparados durante el trabajo.
Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión.
Los papeles de trabajo deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión.
En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por si mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó.Debe tenerse presente que, muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo.
PLANEACION Y CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La preparación adecuada de los papeles de trabajo, requiere una cuidadosa planeación antes y durante el curso del trabajo. A medida que se va desarrollando el proceso de verificación la persona debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que presente la evidencia en la forma más efectiva.
Existen alternativas en la preparación de un tipo determinado de papel de trabajo. Es conveniente estudiar la forma de la cédula u hoja de análisis utilizada en trabajos similares o en el mismo trabajo en oportunidad anterior.
En algunos casos, la forma utilizada con anterioridad puede ser copiada sin introducir cambio alguno y en otras ocasiones, la antigua forma podrá considerarse totalmente inapropiada. Regularmente, se utiliza una hoja de trabajo para cada partida o cuenta sujeta a análisis o comprobación; sin embargo, hay ocasiones en que se combinan adecuadamente papeles de trabajo que cubren cuentas diferentes, relacionadas entre sí.
En algunas circunstancias es conveniente mostrar en una sola planilla informaciones relacionadas tales como: los documentos por pagar, los intereses acumulados por pagar y los intereses pagados por anticipado; las depreciaciones acumuladas y las depreciaciones causadas y cargadas a gastos. Las hojas de trabajo deben tener un tamaño estándar, lo cual es un requisito esencial para su adecuado y esmerado archivo en el expediente de papeles de trabajo.
Dado que los papeles de trabajo incluyen toda la información obtenida por el contador público, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo, hay ciertas categorías generales dentro de las cuales se podría agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo, a saber:
a. Programas de auditoría.b. Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar.c. Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares.d. Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento.e. Cuestionarios con evaluación de los controles.f. Asientos de ajustes y de reclasificaciones.g. Planillas, hojas de análisis y otros papeles de soporte.h. Extractos de actas y otros papeles narrativos.i. Certificaciones y confirmaciones.j. Escrituras de constitución y reformas.k. Borradores del dictamen, de los estados financieros y de las notas.
EXPEDIENTES DE AUDITORIA
Los papeles de trabajo contendrán los legajos o archivos necesarios de acuerdo con el tamaño del ente que se examina, pero regularmente, se clasifica para cada ente dos clases de expedientes:
a. El expediente o expedientes del trabajo anual que pertenece exclusivamente al examen o revisión del año o período que cubre.b. El expediente o expedientes del archivo permanente que contiene la información que normalmente no cambia de un período a otro y que por lo tanto no requiere ser duplicada.
El archivo permanente cumple entre otros los siguientes objetivos:
- Refrescar la memoria del contador público acerca de partidas aplicables a varios ejercicios. - Proporcionar a los nuevos auxiliares un breve resumen de las políticas y de la organización del cliente. - Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que muestren relativamente poco o ningún cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de su preparación ejercicio tras ejercicio.
La mayor parte de la información contenida en el archivo permanente, es obtenida en el curso del primer trabajo y una considerable parte del tiempo invertido en el primer trabajo se dedica a la obtención y evaluación de información general como la siguiente:
a) Extracto o copia de la Escritura de Constitución de la entidad.b) Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables establecidas.c) Reglamentos de emisión de acciones y obligaciones.d) Contratos de arrendamiento, patentes, estudio actuarial de pensiones de jubilación, participación de utilidades y bonificaciones, contratos de obligaciones a largo plazo y garantías.e) Gráficas de organización y alcance de autoridad y responsabilidad de los funcionarios.f) Condiciones de la planta, procesos de fabricación y principales productosg) Extractos de actas de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directivah) Análisis de cuentas “permanentes”, tales como terrenos, capital social y pasivo a largo plazo.
La información anterior deberá ser cuidadosamente conservada por el contador público en el expediente de archivo permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria repetición del trabajo durante exámenes subsecuentes.
Con esta información, debidamente clasificada y estudiada, los trabajos pueden ser planeados en forma más eficiente, los nuevos auxiliares, pueden obtener, en consecuencia, una conveniente disposición hacia las políticas y problemas del ente. Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado en el curso de cada trabajo, haciendo los cambios a que haya lugar. El archivo permanente deberá tener un índice adecuado para permitir una rápida referencia, y ser convenientemente conservado de tal manera que pueda ser utilizado en cada revisión.
NORMAS PARA LA PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planeación, concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación en cuanto a la fuente.
Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden, de consciente atención al detalle, aunada a una clara distinción entre lo importante y lo trivial.
Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados fácilmente. Las siguientes normas deben observarse en la preparación de papeles de trabajo.
✓ Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre del ente, una descripción de la información presentada, el período cubierto. ✓ Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier información de valor suficiente para requerir su inclusión en los papeles de trabajo, amerita una hoja completa sobre su título descriptivo. ✓ Cada papel de trabajo deberá contener el nombre o iniciales de la persona que los preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del encargado del trabajo y del supervisor que los revisó.
La completa y específica identificación de las cuentas analizadas, empleados entrevistados y los documentos examinados, es indispensable para lograr un buen trabajo. Omitir detalles tales como el nombre completo y jerarquía de un empleado mencionado en los papeles de trabajo, o la fecha y fuente de un documento revisado pueden provocar situaciones embarazosas para el contador público que efectúa una revisión subsecuente de los resultados del trabajo y, además, constituyen huellas de un apresuramiento, que a la larga se traduce en un sustancial desperdicio de tiempo.
Los papeles de trabajo deben contener índices que los relacionen con la hoja de trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o función básica, a la cual se referirán todos los papeles de trabajo detallados. Cuando sea necesaria una referencia entre papeles de trabajo, deberá existir un adecuado índice cruzado. La fuente de la información mencionada en cada hoja de trabajo, debe estar claramente establecida.
La naturaleza del trabajo de comprobación efectuado por el contador público, debe indicarse en cada hoja de trabajo. Los papeles de trabajo deben describir los procedimientos de verificación aplicados en lugar de ser dedicados al detalle de las cantidades examinadas. La simple copia de cifras sólo reflejan el hecho de que el contador público desconoce cómo conducir la revisión adecuada.En lugar de transcribir amplios documentos y registros, el contador público debe adoptar el más eficiente y práctico procedimiento de obtener duplicados o fotocopias.
La extensión y alcance de las pruebas selectivas deben ser claramente mencionadas en cada fase del trabajo en la que el procedimiento sea aplicado. La creciente confianza en las pruebas selectivas tipifica la actual práctica profesional; los papeles de trabajo deben revelar el carácter y el alcance de todas las pruebas efectuadas.
La finalidad de cada papel de trabajo y su relación con el objetivo de la revisión, deben ser claros. Cualquier información obtenida que demuestre ser inapropiada debe ser destruida para evitar que cause confusión en los papeles de trabajo.
A medida que avanza la revisión, debe elaborarse una hoja o lista de asuntos pendientes de investigación. En el curso de la revisión surgen problemas que no pueden ser solucionados de inmediato y por medio de listado de estos puntos, en una hoja destinada a esa finalidad se pospone su revisión. La lista de asuntos pendientes debe ser revisada y cada punto satisfactoriamente resuelto.
Se podrá lograr un ahorro considerable de tiempo, utilizando los servicios del personal del ente. El ente estará normalmente gustoso de proporcionar esta cooperación ya que el costo del trabajo se verá reducido y su eficiencia se incrementará al liberar al contador público de tanto trabajo de detalle como sea posible. Las planillas preparadas por empleados del cliente, deberán sujetarse a verificaciones y pruebas selectivas y no aceptarse sin previa comprobación.
Los papeles de trabajo deben ser colocados en el expediente de secciones terminadas tan pronto como sean concluidos. A medida que cada planilla, análisis o memorando sea concluido, debe ser llevado al expediente respectivo. Es recomendable mantener los papeles de trabajo en el orden en que aparecerán al ser finalmente archivados.
NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para realizar un trabajo satisfactorio el contador público debe tener acceso irrestricto a toda la información concerniente a las operaciones del cliente y mucha de esta información es confidencial. El ente no estaría dispuesto a proporcionar al contador público información a la cual no tienen acceso empleados y competidores, a menos que pudiese confiar en el secreto profesional que deben mantener el contador público según lo establecido por las normas de ética y las disposiciones legales que regulan la profesión de contador público.
Gran parte de la información obtenida por el contador público, con carácter confidencial, se registra en sus papeles de trabajo, por lo tanto los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial.
Los papeles de trabajo deben ser adecuados y permanentemente protegidos y en ninguna circunstancia debe el contador público perder el control sobre sus papeles de trabajo, en el curso de una revisión, ya que ellos constituyen la única prueba de la corrección y razonabilidad de su informe. Cuando los papeles de trabajo se encuentran fuera de control del contador público, pueden perderse, ser robados o alterados.No es buena práctica dejar los papeles de trabajo en la oficina del cliente durante la noche o permitir que los empleados del cliente tengan acceso a ellos.
La Ley 43 de 1990 reglamentaria de la Contaduría Pública incluye los siguientes artículos relacionados con el secreto profesional o confidencialidad
Artículo 63. El contador público está obligado a guardar la reserva profesional en todo aquello que conozca en razón del ejercicio de su profesión, salvo en los casos en que dicha reserva sea levantada por disposiciones legales.Artículo 64. Las evidencias del trabajo de un contador público, son documentos privados sometidos a reservas que únicamente pueden ser conocidas por terceros, previa autorización del cliente y del mismo contador público, o en los casos previstos por la ley.
Artículo 65. El contador público deberá tomar las medidas apropiadas para que tanto el personal a su servicio, como las personas de las que obtenga consejo o asistencia, respeten fielmente los principios de independencia y de confidencialidad.
Artículo 66. El contador público que se desempeñe como catedrático podrá dar casos reales de determinados asuntos pero sin identificar de quien se trata.
Artículo 67. El contador público está obligado a mantener la reserva comercial de los libros, papeles o informaciones de personas a cuyo servicio hubiere trabajado o de los que hubiere tenido conocimiento por razón del ejercicio del cargo o funciones públicas, salvo en los casos contemplados por disposiciones legales.
Parágrafo. Las revelaciones incluidas en los estados financieros y en los dictámenes de los contadores públicos sobre los mismos, no constituyen violación de la reserva comercial, bancaria o profesional.
PROPIEDAD CONTROL Y PROTECCION DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son propiedad exclusiva del contador público, la circunstancia de que los papeles de trabajo sean de naturaleza confidencial exige que éstos deban ser protegidos en forma permanente.
Los papeles de trabajo son preparados en las oficinas del ente, de los registros del ente, y a expensas del ente; pero aún así, estos papeles de trabajo son propiedad exclusiva del contador público.
La propiedad de los papeles de trabajo, no obstante está sujeta a las limitaciones de ética profesional sobre violaciones de información ante las autoridades competentes. En algunas ocasiones, ciertos papeles de trabajo pueden servir como punto de referencia para una entidad, pero nunca como soporte o sustituto de un registro contable.
La propiedad de los papeles de trabajo del contador público, es consecuencia lógica de las relaciones entre el contador público y el ente ya que él no es un empleado común del mismo. Es un profesional independiente que tiene la libertad para determinar los procedimientos necesarios para llevar a cabo sus funciones profesionales.
CONCLUSIONES
• Hacemos énfasis en la importancia de la Auditoría como herramienta gerencial para la toma de decisiones y para poder verificar los puntos débiles de las organizaciones con el fin de tomar medidas y precauciones a tiempo. • Observamos que el riesgo de los auditores se centra en concluir y opinar que los estados financieros tomados en conjunto están presentados razonablemente cuando en realidad no lo están.
• Un trabajo es reconocido cuando es un trabajo de calidad, para que la auditoría sea considerada por el administrador como actividad indispensable es necesario que los informes de los auditores sean útiles, relevantes y confiables.
• Concluimos que los conceptos adoptados por la auditoría son de especial importancia para una correcta determinación de la organización empresarial.
• El manejo del Control Interno de las Organizaciones es una parte prioritaria para que se eviten los errores y fraudes, un correcto manejo de este punto influye para que una Auditoría posterior anote o no salvedades y demás.
BIBLIOGRAFIAPronunciamientos del Consejo Técnico de la Contaduría de la Junta Central de Contadores públicos Colombianos.

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